Envoi du mail de pré-séjour pour la saisie des données personnelles par l'hôte
Pas à pas - comment envoyer les mails pre-stay aux invités via le cockpit :
1. Se connecter au cockpit
- Connecte-toi au cockpit
- Dans la barre de menu, va sur Liste des invités
2. Sélection des arrivées
- Sélectionne l'option de menu Arrivées
- Sélectionne la date souhaitée pour laquelle tu veux envoyer les e-mails de pré-séjour
3. sélectionner les réservations qui doivent recevoir le mail pré-séjour :
- La liste de toutes les arrivées pour la date choisie s'affiche
- Clique sur Sélectionner tout en haut de la liste
- choisis l'option envoyer un e-mail dans le menu déroulant sélectionner une action en bas de la liste
4. envoyer un mail de pré-réservation
Une liste de toutes les réservations sélectionnées précédemment s'affiche alors selon les critères suivants :
1. Les réservations dont la case est cochée :
- ces hôtes n'ont pas encore reçu le mail de pré-sélection
- ceux-ci sont automatiquement présélectionnés.
2. Réservations non cochées :
- ces invités ont déjà reçu le mail de pré-sélection, mais n'ont pas encore rempli le formulaire.
3. Les réservations qui ne sont pas affichées :
- Les réservations pour lesquelles les données personnelles ont déjà été transmises par l'invité sont automatiquement masquées lors de la sélection pour l'envoi, car aucune autre action n'est nécessaire
4. Si aucune adresse e-mail n'est enregistrée, l'invité est affiché, mais ne peut pas être sélectionné.
Conseil : tu peux adapter la sélection manuellement si nécessaire.
- Pour envoyer le mail pre-stay, il est possible, s'il y a plusieurs modèles de mail, de sélectionner le modèle souhaité dans le champ "Document à l'invité".
- En cliquant sur le bouton "Envoyer", le mail est envoyé à tous les invités sélectionnés.
5. notification lorsque les données des hôtes ont été remplies
- dès qu'un hôte a rempli et envoyé le formulaire via le Pre-Stay Mail, une notification apparaît dans le cockpit
- cette notification indique que les données des hôtes ont été transmises avec succès
6. Transférer les données des hôtes
- après avoir sélectionné une réservation, une fenêtre s'ouvre et affiche les données saisies par l'hôte
- dans cette fenêtre, les informations peuvent être vérifiées
7. Transfert des données des hôtes dans la réservation
- si tous les champs pertinents ont été remplis, l'option : transférer les données sur la réservation apparaît dans la fenêtre avec les données des hôtes.
- Grâce à cette fonction, les données saisies sont automatiquement transférées dans la réservation - une saisie manuelle n'est plus nécessaire.
- dans la mesure où des systèmes externes, par exemple le système d'enregistrement de la destination, sont connectés au PMS, les données personnelles des hôtes sont également transmises aux systèmes respectifs.
Important : si des champs obligatoires manquent où sont incomplets, le transfert n'est pas possible. Dans ce cas, il faut continuer à compléter manuellement
