Versand der Pre-Stay-Mail zur Erfassung der persönlichen Daten durch den Gast


Schritt für Schritt - wie die Pre-Stay Mails über das Cockpit an Gäste verschickt werden:


1. Im Cockpit einloggen

  1. Logge dich in das Cockpit ein
  2. Gehe auf der Menüleiste zu Gästeliste


 


2. Anreisen auswählen

  • wähle den Menüpunkt Anreisen
  • wähle das gewünschte Datum aus, für das du die Pre-Stay-Mails versenden möchtest


3. Reservierungen, welche die Pre-Stay Mail erhalten sollen auswählen:

  • Es wird die Liste aller Anreisen für das gewählte Datum angezeigt
  • Klicke oben auf der Liste auf Alle auswählen
  • wähle unten auf der Liste im Dropdown-Menü Aktion auswählen die Option E-Mail senden


 

4. Pre-Stay-Mail versenden


Es wird nun nach folgenden Kriterien eine Liste aller zuvor ausgewählten Reservierungen angezeigt:


      1.  Reservierungen mit gesetztem Haken:

  • diese Gäste haben die Pre-Stay Mail noch nicht erhalten
  • diese werden automatisch vorausgewählt 


      2.  Reservierungen ohne Haken:

  •  diese Gäste haben die Pre-Stay-Mail bereits erhalten, aber das Formular noch nicht ausgefüllt


      3. Reservierungen, die nicht angezeigt werden:

  • Reservierungen für welche die persönlichen Daten durch den Gast bereits übermittelt wurden, werden bei der Auswahl für den Versand automatisch ausgeblendet, da keine weitere Aktion nötig ist

       4.  Ist keine Emailadresse hinterlegt, wird der Gast angezeigt, kann aber nicht ausgewählt werden.


 Tipp: Du kannst die Auswahl bei Bedarf manuell anpassen.


  • Um die Pre-Stay Mail zu versenden kann, sofern es mehrere Mailvorlagen gibt, die gewünschte Vorlage im Feld "Dokument an Gast" ausgewählt werden.
  •  Mit einem Klick auf den Button "Senden" wird die Mail an alle ausgewählten Gäste versendet.


5. Benachrichtigung bei ausgefüllten Gästedaten

  • sobald ein Gast das Formular über die Pre-Stay Mail ausgefüllt und abgeschickt hat, erscheint im Cockpit eine Benachrichtigung
  • diese Benachrichtigung weist darauf hin, dass die Gästedaten erfolgreich übermittelt wurden



 

6. Gästedaten übertragen

  • nach dem Auswählen einer Reservierung öffnet sich ein Fenster, das die vom Gast eingegebenen Daten anzeigt 
  • in diesem Fenster können die Informationen überprüft werden


7. Übernahme der Gästedaten in die Reservierung

  • wenn alle relevanten Felder ausgefüllt wurden, erscheint im Fenster mit den Gästedaten die Option: Daten auf Reservierung übernehmen.
  • durch diese Funktion werden die eingegebenen Daten automatisch in die Reservierung übernommen - eine manuelle Eingabe ist nicht mehr erforderlich
  • sofern externe System wie z.B. das Meldewesen der Destination an das PMS angeschlossen sind, werden die persönlichen Daten der Gäste ebenfalls an die jeweiligen Systeme übermittelt.


Wichtig: Wenn Pflichtfelder fehlen oder unvollständig sind, ist die Übernahme nicht möglich. In diesem Fall muss die manuelle Ergänzung weiterhin erfolgen