Für die Berechnung der Kurtaxen durch die Destination und/oder zum Erstellen einer Gästekarte müssen die Daten ALLER Gäste einer Reservation an das Meldewesen-System der Destination übermittelt werden. Zu diesem Zweck ist das HotelPac PMS ist mit einer Schnittstelle mit dem Meldewesen-System der Destination verbunden.
Damit die Gästedaten übermittelt werden können, muss zuerst die vollständige Reservation erfasst und gespeichert werden.
Rufen Sie danach die Reservation wieder auf, wird ein zusätzlicher Reiter mit der Aufschrift "Gäste" angezeigt. Ist die Hintergrundfarbe des Reiters ORANGE bedeutet dies, dass noch nicht alle Daten erfasst sind oder diese noch nicht an die Destination übermittelt wurden.
Klicken Sie auf den Reiter "Gäste", werden die Details aller Gäste angezeigt. Wurden zuvor KEINE Gästedaten erfasst, erstellt das PMS automatisch einen Vorschlag lt. der Reservation. Dazu werden, sofern vorhanden, die Reservations- oder Stammgästedaten verwendet. Sind keine Daten vorhanden werden die Felder so befüllt, dass diese an die Destination übermittelt werden können.
Erfassen der Gästedaten
Nachfolgend sind jene Felder markiert, welche vom System befüllt werden, wenn KEINE Stammgästedaten vorhanden sind. Bitte kontrollieren sie jene Felder und vervollständigen sie diese nach Rücksprache mit dem Gast oder bei Anreise.
WICHTIG: Nachdem die Daten an das Destinations-System übermittelt wurden kann Nachname und Geburtsdatum des Hauptgastes (Erster Gast der Auflistung) nicht mehr verändert werden. StelleSie daher sicher, dass diese Daten 100% korrekt sind VOR diese an die Destination übermittelt werden.
Übermittel der Gästedaten an das Meldewesen-System der Destination
Nachdem alle Daten erfasst wurden, können diese an die Destination übermittelt werden. Klicken Sie dazu auf den Button "Gästeregistrierung an Feratel senden"
Die Daten werden nun Übermittelt. Eine entsprechende Meldung bestätigt den Vorgang
Auf dem Eingabeformular wird zudem die von der Destination vergebene Meldeschein-Nummer angezeigt.
Zudem haben Sie nun die Möglichkeit den offiziellen Meldeschein der Destination auszudrucken, welcher dann dem Gast zur Unterschrift vorgelegt werden kann. Klicken Sie dazu auf den Button "Feratel Meldeschein drucken"
Gästekarte im Meldewesen-System der Destination erstellen
Gleichzeitig, oder separat kann auch die Gästekarte der Destination erstellt werden. Damit die Daten eines Gastes zur Erstellung einer Gästekarte verwendet werden dürfen, muss dieser aus Datenschutzgründen seine Zustimmung geben. Sofern Sie diese Zustimmung erhalten haben markieren Sie das Feld "Datenschutz Gästekarte, Gast stimmt zu"
Bei der Übermittlung der Daten wird damit automatisch auch die Gästekarte erstellt. Nach Übermittlung der Daten können Sie nun, durch klicken auf den Button "Feratel Gästekarte drucken", ein .pdf der Karte herunterladen und dem Gast aushändigen.
Ändern der Gästedaten, diese an das Meldewesen-System der Destination senden
Bis zur Abreise eines Gastes können die Daten der Gäste, ausser dem Nachnamen und Geburtsdatum des Hauptgastes, geändert und an das Meldewesen-System der Destination übermittelt werden.
Auch die Aufenthaltsdatendaten der mitreisenden Gäste können innerhalb der Daten der Reservation angepasst werden. z.B. wenn ein mitreisender Gast früher ab oder später anreist. Dazu klicken Sie rechts neben dem Namen des entsprechenden Gastes auf den Pfeil, ändern das gewünschte Datum und übermitteln die Daten.
